8 Tipps für das Onboarding aus dem Homeoffice

Trotz unsicherer Auftragslage und Umsatzeinbrüchen wegen der Coronakrise suchen auch jetzt noch Firmen nach fähigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Doch wie funktioniert das Onboarding der neuen Kollegen im Homeoffice? Und worauf sollten Führungskräfte jetzt achten? Welche Tools sind sinnvoll, damit Angestellte ihre Arbeit auch von zu Hause aus bestmöglich erledigen können? Wir geben Ihnen acht Tipps, wie Sie neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch in Zeiten von Social Distancing gut einarbeiten und Ihnen Sicherheit und Transparenz vermitteln können.

1. Herzlich willkommen!

Die gerade bei größeren Firmen üblichen Begrüßungsveranstaltungen sind in dieser Form aktuell natürlich nicht möglich. Aber Sie als Führungskraft können dennoch einen gemeinsamen Willkommenstag per Videokonferenz organisieren, an dem Sie den Neuen ihre Unternehmenskultur, Firmenleitsätze, Produktportfolio, aber auch ganz allgemeine Normen vorstellen können. Auch Bereichsleiterinnen und Bereichsleiter können per Video ihre Abteilungen kurz vorstellen - so lernen die Neuen ihren Arbeitsplatz bestmöglich kennen.

2. Patenschaft? Aber ja!

Gerade wenn das persönliche Kennenlernen entfällt, ist es wichtig, im ständigen Dialog zu bleiben. Stellen Sie den Neuen eine erfahrene Kollegin oder einen erfahrenen Kollegen als festen Ansprechpartner zur Seite. Ein täglicher Jour Fixe, also ein Anruf zu einer fest vereinbarten Zeit, ist hilfreich, damit jeden Tag die Möglichkeit besteht, Fragen zu stellen.

3. Kommunikation im Homeoffice

Das virtuelle Onboarding erfordert von beiden Seiten Transparenz und eine offene und ehrliche Kommunikation. Gerade in Ausnahmesituationen wie dem Corona-Lockdown müssen Führungskräfte und Unternehmen Vertrauen in ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben. Ein regelmäßiger Austausch mithilfe passender Tools (die Sie unter Punkt 5 finden) unterstützt den Onboardee, sich zu Hause gut zu strukturieren und den Arbeitsalltag meistern zu können. Gleichzeitig liefern solche Tools Führungskräften einen Überblick über die Arbeit des Einzelnen.

 

4. Sicherheit vermitteln

Doch in der derzeitigen Situation ist Kommunikation noch aus einem anderen Grund wichtig: Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter könnten jetzt Angst bekommen, ob ihre Arbeitskraft überhaupt noch gebraucht wird. Vielleicht fragen Sie sich auch, welche wirtschaftlichen Auswirkungen die Krise auf das neue Unternehmen hat und können dies selbst noch gar nicht wirklich einschätzen. Hier ist es von großem Wert, wenn Sie als Führungskraft stets ein offenes Ohr für den Onboardee haben und ihm bei Fragen und Ängsten zur Seite stehen. Zu vermitteln, dass Sie trotz aller widrigen Umstände die Kontrolle haben, kann neue Angestellte ungemein beruhigen.

5. Hilfreiche Programme und Tools

Kommunikation ist das eine, das richtige Werkzeug das andere. Denn so gelingt ein wechselseitiger Austausch, durch den beide Seiten stets auf dem Laufenden sind. Ohne die technische Ausrüstung funktioniert das nicht: Ein Laptop mit VPN-Zugang bildet die Basis. Doch auch alle von Ihnen genutzten Programme sollten unbedingt auf dem Laptop installiert sein. Dazu zählen Kommunikationstools wie Slack, Yammer oder Skype for Business und Organisationstools wie Trello, Doodle oder Asana, die eine klare Struktur und Übersicht über To-Dos sowie Abgearbeitetes liefern. Der entsprechende Mail-Client darf natürlich auch nicht fehlen. Und damit die Onboardees sich mit den Tools schnell zurechtfinden, helfen Hinweise auf Tutorials oder ein bisschen Unterstützung per Telefon oder Videokonferenz.

6. Wissen aufbauen!

Der Onboardee muss gerade in der ersten Zeit im Unternehmen viel Neues lernen. Um sich Know-how anzueignen und bestehendes Wissen zu vertiefen, sollten Sie auf E-Learning-Angebote hinweisen. Nutzen Sie dafür auch externe Weiterbildungen in Form etwa von Webinaren oder auch Whitepapers. Für interne Arbeitsabläufe eignen sich ebenso ein Firmen-Wiki, Skripte oder auch Tutorials im Videoformat.

7. Feedback geben, Feedback annehmen

Gerade jetzt sind Feedbackgespräche wichtig. Am besten per Videokonferenz, damit Sie sich gegenseitig sehen und auf die Mimik Ihres Gegenübers achten können. Seien Sie unbedingt auch offen für Kritik von Seiten des Onboardees, denn Feedbackgespräche sind keine Einbahnstraße. Außerdem liefern Ihnen Onboardees häufig neue Sichtweisen und einen frischen Blick auf festgefahrene Strukturen, denn neue Beschäftigte sind meist noch nicht "betriebsblind".

8. Verbindlichkeit

Klare Regeln und Verbindlichkeit schaffen Halt und Sicherheit für den Onboardee. Legen Sie fest, ob es zum Beispiel Kernzeiten zur Erreichbarkeit gibt oder wie man sich an- und abmelden soll. Bedenken Sie aber, dass es durch die Coronakrise zu Härtefällen kommt, beispielsweise bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die jetzt kleine Kinder zu Hause betreuen müssen. Sie können sich vielleicht nicht immer ganz genau an die vorgeschriebenen Zeiten halten. Versuchen Sie, hier gelassen zu bleiben und zeigen Sie Verständnis und Flexibilität, wo möglich.